La mémoire de l’entreprise

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Est-ce que votre entreprise possède réellement une mémoire « Collective » ?

Peut-être que la première question devrait plutôt être, « qu’est-ce qu’une mémoire d’entreprise ? »

Selon Recherche EPE, la mémoire d’entreprise est :

Toutes les informations que l’organisation doit posséder et surtout être accessibles à tous ceux qui en ont de besoin et ce en tout temps.

Un peu flou ?

Ok, allons-y avec des explications et des mises en contexte.

Si un (e) employé (e) (ou même le/la boss) devait s’absenter ou partir, est-ce que la personne qui prendrait la relève aurait toute l’information pour continuer le travail sans avoir à chercher dans tous les petits post-its de ladite personne ou d’un appareil à imagerie cérébrale pour lire dans le cerveau et la mémoire de cette même personne avant son départ?

Malheureusement, c’est rarement le cas. En effet, parfois les personnes prennent des notes, mais celles-ci sont souvent difficiles à utiliser parce qu’elles manquent de contextes, sont incomplètes, ne sont pas classées ou tout simplement illisibles.

Parfois, les informations sont uniquement dans la tête de l’employé (e) ou du dirigeant (e) (et non la machine mentionnée précédemment n’existe pas encore 😉). De plus (ou devrais-je dire surtout), si vous êtes seul (e) dans votre entreprise, c’est une très mauvaise idée. La surcharge mentale existe vraiment et lorsque la limite est atteinte, les conséquences sont souvent très néfastes.

Donc, peu importe la taille de l’entreprise, il est très important de prendre des notes claires, de les dater, de les répertorier et de les rendre disponibles à qui de droit (la mémoire de l’entreprise ne veut pas dire tout partager à tout le monde et oublier les notions de confidentialité).

En lisant ce texte, vous dites que pour l’instant ce n’est pas important, que vous le ferez plus tard, quand vous aurez le temps…

Ding Ding Ding!!!  mauvaise nouvelle, on n’a jamais le temps pour le faire et pire encore, souvent il arrive que l’on oublie ce que l’on voulait noter… D’où l’importance de noter au fur et à mesure!

Attention toutefois de ne pas devenir contre-productif et tout tout noter. Trop de détails, c’est comme pas assez. L’important c’est qu’une personne qui reprendrait votre travail aurait un très bon guide pour poursuivre. Ces informations peuvent et doivent idéalement aussi vous être utiles pour des démarches futures.

Voici quelques informations qui peuvent faire partie de la mémoire d’entreprise

  • Les processus officiels et tacites déjà en place. En passant, si ces derniers sont dans votre tête ou toujours transmis de bouche à oreilles, pas besoin de toutes les enregistrés en une seule fois. La prochaine fois que vous utilisez un processus, prenez-le en note. Ainsi, la tâche sera moins fastidieuse.

N’oubliez pas de noter et dater les changements

  • Les sujets et points de discussion des diverses rencontres. Évidemment, cela dépend de votre domaine, mais les questions-réponses n’ont pas à être toutes transcrites, ce n’est pas un verbatim.
  • Les prises de contacts et suivis avec les clients et prospects.
  • Les particularités dans une entente avec un client vs les contrats standards
  • Les décisions prises dans un contexte donné. Par exemple, un employé a un problème avec une étape de la production et son supérieur prend une décision par rapport à cette dernière. Cela peut aussi être la réponse à une question très simple, mais qui peut avoir des conséquences sur d’autres personnes ou l’entreprise ou menez à des interrogations sur cette prise de décision plus tard (pourquoi il /je a décidé cela ?). N’oubliez pas de mettre le contexte!
  • Etc.

Il s’agit ici que de quelques exemples. Chaque réalité d’une entreprise est différente. Toutefois, une chose est commune, vos collègues, clients, partenaires et relèves n’ont pas accès à ce que vous avez dans la tête et en plus, sans oublier que la mémoire est une faculté qui oublie (pour tout le monde, oui oui! 😉).

Finalement, pas besoin d’avoir des logiciels ultras dispendieux pour avoir une mémoire d’entreprise efficace et accessible. Commencez avec des choses simples, mais qui peuvent évoluer.

Bonne chance ! 😀